Czy Twoja firma otrzymuje dużo prywatnych wiadomości na Facebooku i nie zawsze masz czas na szybką odpowiedź? Aby uniknąć złej reputacji, platforma społecznościowa ma dla Ciebie rozwiązanie: automatyczne odpowiedzi – więcej na www. Czym są autorespondery? Są to wstępnie zaprojektowane wiadomości wysyłane automatycznie z Twojej strony firmowej do osób, które piszą do Ciebie prywatnie.
Na przykład, możesz użyć natychmiastowej odpowiedzi, aby dać klientom znać, że skontaktujesz się z nimi w ciągu 24-48 godzin, łagodząc w ten sposób oczekiwania. Ten post wyjaśni, jak aktywować to automatyczne powiadamianie i różne opcje, które masz z tą usługą.
Po pierwsze, oto jak włączyć natychmiastowe odpowiedzi na swojej stronie:
Kliknij na Ustawienia po lewej stronie swojej strony.
Kliknij na Messaging w lewej kolumnie.
W sekcji During a Messenger conversation kliknij na Set up auto replies.
Zostaniesz przekierowany do Business Suite (możesz również uzyskać dostęp do ustawień autoodpowiedzi bezpośrednio przez skrzynkę odbiorczą Business Suite, poprzez przycisk Autoodpowiedź na górze strony).
Do dyspozycji użytkownika jest kilka opcji (każdą z nich można włączyć lub wyłączyć):
- Automatyczna odpowiedź: możesz napisać spersonalizowaną odpowiedź, która zostanie natychmiast wysłana do osoby, która wyśle pierwszą wiadomość do Twojej firmy. To jest właśnie podstawa przesyłania wiadomości.
- Wiadomość o nieobecności: gdy Twój status zostanie zaktualizowany na Niedostępny, możesz zaplanować wiadomość, aby poinformować swoje kontakty, jak długo będziesz nieobecny i kiedy odpowiesz. Możesz z wyprzedzeniem zaplanować tygodniowe godziny nieobecności.
- Q&A: Ustal z wyprzedzeniem najczęściej zadawane pytania do Twojej firmy i odpowiedzi na nie. Odwiedzający zobaczą do 5 wstępnie zaprojektowanych pytań i automatycznie uzyskają odpowiedź, klikając na nie.
- Lokalizacja/Kontakt: zapewnij natychmiastową odpowiedź dla tych, którzy pytają o Twoją lokalizację lub godziny pracy.
- Aplikacja przychodząca: odpowiedz komuś, kto ubiega się o pracę, którą zamieściłeś.
- Możesz spersonalizować swoją wiadomość, aby podziękować im za zainteresowanie lub powiedzieć im, kiedy otrzymają odpowiedź.
W sekcji „Więcej” możesz ustawić przypomnienia o spotkaniach, jeśli Twoja strona korzysta z funkcji ustawiania spotkań na Facebooku. Możesz ustawić automatyczne wiadomości w odpowiedzi na pozytywne/negatywne recenzje lub posty, w których Twoja strona jest polecana lub nie. Uważaj na automatyczne odpowiedzi na negatywne recenzje i nierekomendowane strony: zła odpowiedź może pogorszyć sprawę… Nie sugerujemy włączania tego typu wiadomości, ponieważ takie odpowiedzi powinny być traktowane indywidualnie.
Wreszcie, można tworzyć własne wiadomości. Masz możliwość wysyłania automatycznych odpowiedzi, gdy wiadomości zawierają określone słowa kluczowe. Na przykład po otrzymaniu wiadomości zawierającej słowo „promocja” lub „zniżka” można wysłać automatyczną odpowiedź zawierającą informacje o najnowszej promocji. Nie ma potrzeby ręcznego podawania najnowszych promocji!
W przypadku większości z tych wiadomości możesz dowolnie modyfikować odpowiedź, dodać element personalizacji (np. imię klienta), obrazek lub filmik oraz przycisk przekierowujący na Twoją stronę internetową. Podgląd Twojej wiadomości zostanie wyświetlony po prawej stronie ekranu.
Zwróć uwagę, że autoodpowiedzi nie są wysyłane, gdy status e-maila Twojej strony jest ustawiony na „Z dala” (w tym przypadku wysyłana jest wiadomość z dala), a także nie są one uwzględniane w współczynniku odpowiedzi lub czasie odpowiedzi Twojej strony.
Czym jest autoresponder na Instagramie?
Instagram Auto-Response to automatyczna odpowiedź wysyłana, gdy klienci wysyłają Ci wiadomość na Instagramie. Wiadomości powitalne i wyjazdowe to dwa z najczęstszych autoresponderów, które firmy wykorzystują do poprawy doświadczenia klienta.
W porównaniu do tradycyjnych kanałów wiadomości, takich jak e-mail, klienci mają wyższe oczekiwania dotyczące czasu reakcji na aplikacjach takich jak Instagram. Jednak przedsiębiorstwa nie zawsze są w stanie zareagować natychmiast ze względu na brak personelu, ograniczone godziny otwarcia i inne.
Aby rozwiązać ten problem, firmy mogą zarządzać oczekiwaniami klientów, tworząc zautomatyzowane komunikaty wyjazdowe wskazujące, kiedy klienci mogą oczekiwać od nich odpowiedzi lub alternatywne sposoby kontaktu w przypadku pilnych spraw.
Jeśli klient kontaktuje się z Tobą po raz pierwszy, zautomatyzowane wiadomości powitalne mogą pomóc Twojej firmie zrobić pozytywne pierwsze wrażenie, zapewniając szybką i przyjazną odpowiedź.
Aby w pełni wykorzystać wiadomość powitalną, firmy mogą dołączyć ankietę przed rozmową, aby zebrać informacje o kliencie i szczegółach jego prośby, aby agenci mogli zrozumieć sytuację przed rozmową z nim. Teraz, gdy rozumiesz podstawy, spójrzmy na różne sposoby ustawiania autorespondera Instagram.